Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích các tùy chọn để tạo hợp đồng song ngữ (còn gọi là hợp đồng hai ngôn ngữ) và lý do tại sao Make It Bilingual mang lại cho bạn kết quả dịch tốt nhất trong thời gian ngắn nhất. Trước tiên, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu hợp đồng song ngữ là gì và những điểm đặc biệt cần lưu ý.

Hợp đồng song ngữ

Khi các bên ký kết hợp đồng đến từ các khu vực ngôn ngữ khác nhau, việc soạn thảo hợp đồng bằng hai ngôn ngữ thường là điều nên làm. Mỗi đoạn trong hợp đồng sẽ được trình bày trong một hàng của bảng, với ngôn ngữ gốc ở cột bên trái và bản dịch ở cột bên phải.

Lợi ích của hợp đồng song ngữ là các bên có thể dễ dàng đối chiếu từng điều khoản gốc với bản dịch tương ứng. Điều này giúp tránh hiểu lầm pháp lý và những bất ngờ không mong muốn sau khi ký kết. Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, các cuộc đàm phán hiệu quả chỉ có thể diễn ra khi đã có bản dự thảo hợp đồng song ngữ.

Cẩn trọng khi chỉnh sửa sau đàm phán

Thông thường, khi ký kết hợp đồng giữa các bên sử dụng ngôn ngữ khác nhau, bước đầu tiên là tạo bản dự thảo hợp đồng song ngữ. Sau đó, các bên sẽ tiến hành đàm phán — thường là qua nhiều vòng.

Khi kết quả đàm phán yêu cầu chỉnh sửa một phần nào đó của hợp đồng, các hợp đồng song ngữ dễ rơi vào tình trạng "hỗn loạn" — cụ thể là khi chỉ một phiên bản ngôn ngữ được cập nhật mà quên điều chỉnh bản dịch tương ứng. Điều này có thể dẫn đến những rắc rối không mong muốn cho các bên. Do đó, cần đảm bảo rằng cả hai phiên bản ngôn ngữ được cập nhật đồng thời.

Cách tạo hợp đồng song ngữ

Tùy chọn 1: Thực hiện thủ công với công cụ dịch

Cách đầu tiên để tạo bản dự thảo hợp đồng song ngữ là sử dụng thủ công các chức năng cơ bản của MS Word. Bạn có thể sử dụng một công cụ dịch như Google Dịch để hỗ trợ tạo bản dịch.

Các bước thực hiện như sau:

1. Tạo bảng hai cột trong Word hoặc thêm một hàng vào bảng hiện có.
2. Sao chép đoạn đầu tiên của hợp đồng bằng ngôn ngữ gốc vào bộ nhớ tạm.
3. Dán đoạn văn đó vào cột bên trái của bảng.
4. Mở Google Dịch và dán đoạn văn từ bộ nhớ tạm vào khung dịch.
5. Chọn ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích trong Google Dịch.
6. Để Google Dịch tạo bản dịch.
7. Chỉnh sửa các lỗi dịch nếu có.
8. Sao chép bản dịch vào bộ nhớ tạm.
9. Dán đoạn dịch vào cột bên phải của hàng hiện tại trong bảng Word.
10. Lặp lại các bước trên với các đoạn tiếp theo, ví dụ từ 400 đến 1000 lần (= số đoạn văn điển hình trong hợp đồng dài 20 trang).

Rõ ràng việc tạo hợp đồng song ngữ theo cách thủ công là một công việc cực kỳ tốn thời gian.

Việc chuyển đổi văn bản hợp đồng sang dạng bảng song ngữ đòi hỏi nhiều công sức và dễ dẫn đến sai sót — mỗi đoạn cần được đặt vào một hàng bảng hai cột, với bản gốc ở bên trái và bản dịch ở bên phải. Đối với một hợp đồng dài khoảng 20 trang, ngay cả một luật sư có kinh nghiệm cũng có thể mất gần cả ngày làm việc, dù có sử dụng công cụ dịch.

Phương pháp thủ công cũng tốn thời gian tương tự khi cần cập nhật các phiên bản ngôn ngữ sau khi hợp đồng được chỉnh sửa.

Tùy chọn 2: Make It Bilingual! Tiện ích bổ sung cho Word

Với Make It Bilingual!, cuối cùng bạn đã có một giải pháp thay thế cho phương pháp thủ công. Make It Bilingual! cho phép bạn chuyển đổi văn bản hợp đồng thành hợp đồng song ngữ chỉ với 3 bước:

1. Chọn văn bản hợp đồng
2. Chọn ngôn ngữ đích
3. Bắt đầu dịch
4. Hoàn tất!

Bản dịch của Make It Bilingual! được tạo ra bởi trí tuệ nhân tạo được huấn luyện đặc biệt cho các văn bản pháp lý và hoàn toàn tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu.

Chỉ trong vài giây, Make It Bilingual! sẽ chuyển đổi hợp đồng gốc thành bảng song ngữ. Bạn cũng có thể thêm điều khoản ưu tiên ngôn ngữ có hiệu lực pháp lý chỉ với một cú nhấp chuột. Điều khoản này quy định rằng bản gốc sẽ được ưu tiên trong trường hợp có sự khác biệt với bản dịch.

Điểm đặc biệt hữu ích: Make It Bilingual! cũng giữ nguyên các danh sách đánh số và định dạng trong bản dịch. Điều này giúp tránh tình trạng sai lệch trong các danh sách liệt kê.

Khi cần chỉnh sửa một điều khoản trong quá trình đàm phán, bạn có thể cập nhật một phiên bản ngôn ngữ và đồng bộ hóa sang phiên bản còn lại chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Kết luận

Hợp đồng song ngữ đóng vai trò quan trọng trong các mối quan hệ pháp lý quốc tế. Tuy nhiên, việc chuyển đổi văn bản hợp đồng sang dạng bảng song ngữ có thể rất tốn thời gian và chi phí, đồng thời khiến việc chỉnh sửa sau này trở nên phức tạp. Với Make It Bilingual!, bạn có thể rút ngắn thời gian này chỉ còn vài giây.