การจัดทำสัญญาในหลายภาษาสามารถเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและเสี่ยงต่อความผิดพลาดสำหรับนักกฎหมายและองค์กรที่ดำเนินงานข้ามพรมแดนทางภาษา อย่างไรก็ตาม ด้วยเครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสม การสร้างแม่แบบสัญญาสองภาษาโดยตรงใน Microsoft Word จึงมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย ในคู่มือนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ฟีเจอร์ของ Word และ Add-In เฉพาะทาง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดทำข้อตกลงทางกฎหมายในสองภาษา โดยเฉพาะในคู่ภาษาที่ใช้บ่อย เช่น อังกฤษ-สเปน, อังกฤษ-ฝรั่งเศส, อังกฤษ-เยอรมัน, อังกฤษ-อินโดนีเซีย และ อังกฤษ-อูรดู

ทำไมจึงควรใช้แม่แบบสัญญาสองภาษา?

ก่อนที่เราจะพูดถึง “วิธีทำ” เรามาทำความเข้าใจกับ “เหตุผล” กันก่อน แม่แบบสัญญาสองภาษามีข้อดีที่สำคัญหลายประการ:

• ความชัดเจนสำหรับทุกฝ่าย: การแสดงเงื่อนไขแบบคู่ขนานในทั้งสองภาษาช่วยให้ผู้ลงนามทุกฝ่ายสามารถตรวจสอบข้อตกลงในภาษาที่ตนถนัด ลดความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้น
• การปฏิบัติตามข้อกฎหมาย: ในหลายประเทศมีกฎหมายที่กำหนดให้สัญญาต้องมีในภาษาท้องถิ่น แม่แบบสองภาษาช่วยให้แน่ใจได้ว่าปฏิบัติตามตั้งแต่เริ่มต้น
• ประสิทธิภาพ: ด้วยแม่แบบที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ คุณสามารถสร้างสัญญาสองภาษาใหม่ได้ภายในไม่กี่คลิก ลดเวลาที่ต้องใช้ในการแปลและจัดรูปแบบด้วยตนเองหลายชั่วโมง

การสร้างแม่แบบสองภาษาใน Word

ต่อไปเราจะมาดูขั้นตอนการสร้างแม่แบบสัญญาสองภาษาใน Word แบบแมนนวล (สปอยล์: มีเคล็ดลับการทำอัตโนมัติต่อท้าย):

• การตั้งค่าคอลัมน์คู่ขนาน: เริ่มต้นด้วยการแบ่งเอกสารของคุณออกเป็นสองคอลัมน์ หนึ่งคอลัมน์ต่อหนึ่งภาษา ไปที่แท็บ "เค้าโครง" คลิก "คอลัมน์" แล้วเลือก "สองคอลัมน์" เพิ่มแถวให้เพียงพอกับจำนวนย่อหน้าในข้อความของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้เกิดการแบ่งแยกภาษาที่ชัดเจน
• เพิ่มช่องข้อความแบบมีเงื่อนไข: สำหรับข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้ (เช่น ชื่อ วันที่ หรือจำนวนเงิน) ให้ใช้แท็บ "นักพัฒนา" ใน Word เพื่อเพิ่มช่องข้อความ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถอัปเดตข้อมูลทั้งหมดพร้อมกันเมื่อสร้างสัญญาใหม่จากแม่แบบ
• การใช้เครื่องมือแปลภาษา: Word มีฟีเจอร์แปลภาษาภายใต้แท็บ "ตรวจทาน" แม้ว่าอาจไม่แม่นยำ 100% แต่ก็สามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการแปลแม่แบบของคุณได้ สำหรับความแม่นยำที่ดียิ่งขึ้น ควรพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์หรือบริการแปลภาษาระดับมืออาชีพ โดยเฉพาะสำหรับภาษาที่มีรูปแบบอักษรซับซ้อน เช่น อูรดู
• การตรวจทานและจัดรูปแบบ: เมื่อคุณมีเนื้อหาในทั้งสองภาษาแล้ว ควรตรวจทานเอกสารอย่างละเอียดและปรับแต่งรูปแบบให้เหมาะสม เพื่อให้ได้รูปลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ ควรให้ความสำคัญกับการจัดหน้าโดยเฉพาะในภาษาที่เขียนจากขวาไปซ้าย เช่น อูรดู

การเพิ่มประสิทธิภาพด้วย Add-In

แม้ว่าวิธีแมนนวลจะใช้งานได้ แต่ Add-In สำหรับ Word อย่าง "Make It Bilingual!" สามารถช่วยให้ขั้นตอนการสร้างแม่แบบสองภาษาง่ายขึ้นอย่างมาก ฟีเจอร์เด่นได้แก่:

• การแปลด้วยคลิกเดียว: แปลเอกสารทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติเป็นภาษาปลายทางด้วยคลิกเดียว แม้แต่ภาษาที่มีตัวอักษรต่างกัน เช่น อูรดู
• การแก้ไขแบบซิงโครไนซ์: การเปลี่ยนแปลงในภาษาหนึ่งจะถูกสะท้อนในอีกภาษาทันที ทำให้ทั้งสองเวอร์ชันสอดคล้องกันตลอดเวลา
• แม่แบบที่ปรับแต่งได้: เริ่มต้นจากแม่แบบสำเร็จรูปสำหรับข้อตกลงทางกฎหมายทั่วไป และปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

ด้วยการใช้เครื่องมือในตัวของ Word ร่วมกับการเสริมความสามารถด้วย Add-In ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ นักกฎหมายและองค์กรข้ามชาติสามารถสร้างแม่แบบสัญญาสองภาษาได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าคุณจะทำงานกับคู่ภาษาอังกฤษ-สเปน, อังกฤษ-ฝรั่งเศส, อังกฤษ-เยอรมัน, อังกฤษ-อินโดนีเซีย, อังกฤษ-อูรดู หรือภาษาอื่น ๆ เทคนิคและเครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดทำข้อตกลงสองภาษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม่นยำ และเป็นไปตามข้อกำหนดในแต่ละท้องถิ่น ใช้แม่แบบสองภาษาเพื่อยกระดับกระบวนการจัดทำสัญญาของคุณให้ก้าวล้ำยิ่งขึ้น!