Tworzenie umów w wielu językach może być czasochłonnym i podatnym na błędy procesem dla prawników i firm działających ponad granicami językowymi. Jednak dzięki odpowiednim narzędziom i technikom przygotowywanie dwujęzycznych szablonów umów bezpośrednio w Microsoft Word jest łatwiejsze i bardziej efektywne niż kiedykolwiek wcześniej. W tym przewodniku dowiesz się, jak wykorzystać funkcje Worda oraz specjalistyczne dodatki, aby zoptymalizować tworzenie dokumentów prawnych w dwóch językach dla popularnych par językowych, takich jak angielski-hiszpański, angielski-francuski, angielski-niemiecki, angielski-indonezyjski czy angielski-urdu.

Dlaczego warto używać dwujęzycznych szablonów umów?

Zanim przejdziemy do „jak”, najpierw zastanówmy się nad „dlaczego”. Dwujęzyczne szablony umów oferują wiele istotnych korzyści:

• Przejrzystość dla wszystkich stron: Równoległa prezentacja warunków w obu językach pozwala wszystkim sygnatariuszom zapoznać się z treścią umowy w preferowanym języku, co zmniejsza ryzyko nieporozumień.
• Zgodność z przepisami prawa: W wielu krajach przepisy wymagają, aby umowy były dostępne w języku urzędowym. Dwujęzyczne szablony zapewniają zgodność od samego początku.
• Efektywność: Dzięki szablonowi wielokrotnego użytku możesz tworzyć nowe dwujęzyczne umowy za pomocą kilku kliknięć, oszczędzając godziny ręcznej pracy nad tłumaczeniem i formatowaniem.

Tworzenie dwujęzycznego szablonu w Wordzie

Przejdźmy teraz przez ręczne kroki tworzenia dwujęzycznego szablonu umowy w Wordzie (spoiler: wskazówki dotyczące automatyzacji poniżej):

• Ustawienie równoległych kolumn: Najpierw podziel dokument na dwie kolumny – po jednej dla każdego języka. Przejdź do zakładki „Układ”, kliknij „Kolumny” i wybierz „Dwie”. Dodaj tyle wierszy, ile akapitów zawiera Twój tekst. Dzięki temu uzyskasz wyraźny wizualny podział między językami.
• Dodawanie warunkowych pól tekstowych: Dla zmiennych informacji (takich jak imiona, daty czy kwoty) użyj zakładki „Deweloper” w Wordzie, aby wstawić pola tekstowe. Pozwoli to na jednoczesną aktualizację wszystkich wystąpień podczas generowania nowej umowy z szablonu.
• Wykorzystanie narzędzi tłumaczeniowych: Word oferuje wbudowany tłumacz w zakładce „Recenzja”. Choć nie jest idealny, może służyć jako punkt wyjścia do tłumaczenia szablonu. Dla większej dokładności warto rozważyć użycie profesjonalnego oprogramowania tłumaczeniowego lub usług, zwłaszcza w przypadku języków złożonych graficznie, takich jak urdu.
• Korekta i formatowanie: Gdy obie wersje językowe są już gotowe, dokładnie przeczytaj dokument i dokonaj niezbędnych poprawek formatowania, aby zapewnić profesjonalny wygląd. Zwróć szczególną uwagę na układ w językach pisanych od prawej do lewej, takich jak urdu.

Optymalizacja dzięki dodatkom

Choć metoda ręczna działa, dodatki do Worda, takie jak „Make It Bilingual!”, mogą znacząco uprościć proces tworzenia dwujęzycznych szablonów. Najważniejsze funkcje to:

• Tłumaczenie jednym kliknięciem: Automatyczne przetłumaczenie całego dokumentu na język docelowy jednym kliknięciem – nawet w przypadku języków o odmiennym systemie pisma, takich jak urdu.
• Synchronizowana edycja: Zmiany wprowadzone w jednym języku są natychmiast odzwierciedlane w drugim, co pozwala zachować spójność obu wersji.
• Dostosowywane szablony: Rozpocznij pracę od gotowych szablonów dla popularnych umów prawnych i dostosuj je do własnych potrzeb.

Korzystając z wbudowanych funkcji Worda i rozszerzając ich możliwości za pomocą specjalnie zaprojektowanych dodatków, prawnicy i międzynarodowe firmy mogą bez wysiłku tworzyć dwujęzyczne szablony umów. Niezależnie od tego, czy pracujesz z parą językową angielski-hiszpański, angielski-francuski, angielski-niemiecki, angielski-indonezyjski, angielski-urdu czy inną, te techniki i narzędzia pomogą Ci tworzyć umowy dwujęzyczne szybko, precyzyjnie i zgodnie z lokalnymi wymaganiami. Wykorzystaj potencjał dwujęzycznych szablonów i przenieś swój proces tworzenia umów na wyższy poziom!