Å utarbeide kontrakter på flere språk kan være en tidkrevende og feilutsatt prosess for jurister og selskaper som opererer på tvers av språkgrenser. Med de riktige verktøyene og teknikkene har det imidlertid aldri vært enklere å lage tospråklige kontraktsmaler direkte i Microsoft Word. I denne veiledningen lærer du hvordan du kan bruke funksjonene i Word og spesialiserte tillegg for å effektivisere opprettelsen av juridiske avtaler på to språk i vanlige språkkombinasjoner som engelsk-spansk, engelsk-fransk, engelsk-tysk, engelsk-indonesisk og engelsk-urdu.

Hvorfor bruke tospråklige kontraktsmaler?

Før vi ser på hvordan man gjør det, la oss først se på hvorfor det er viktig. Tospråklige kontraktsmaler gir flere viktige fordeler:

• Tydelighet for alle parter: Ved å vise vilkårene parallelt på begge språk kan alle underskrivere lese avtalen på sitt foretrukne språk, noe som reduserer misforståelser.
• Overholdelse av lovpålagte krav: I mange land er det et juridisk krav at kontrakter er tilgjengelige på det lokale språket. Tospråklige maler sikrer at dette kravet oppfylles fra starten av.
• Effektivitet: Med en gjenbrukbar mal kan du lage nye tospråklige kontrakter med bare noen få klikk, og dermed spare timesvis med manuell oversettelse og formatering.

Opprette en tospråklig mal i Word

La oss nå gå gjennom de manuelle trinnene for å lage en tospråklig kontraktsmal i Word (spoiler: automatiseringstips kommer senere):

• Oppsett av parallelle kolonner: Start med å dele dokumentet ditt inn i to kolonner – én for hvert språk. Gå til "Oppsett"-fanen, klikk på "Kolonner" og velg "To". Legg til så mange rader som det er avsnitt i teksten. Dette gir en tydelig visuell separasjon mellom språkene.
• Legge til betingede tekstfelt: For variable opplysninger (som navn, datoer eller beløp), bruk "Utvikler"-fanen i Word for å sette inn tekstfelt. Dette gjør det mulig å oppdatere alle forekomster samtidig når du genererer en ny kontrakt fra malen.
• Bruk av oversettelsesverktøy: Word har en innebygd oversetter under "Se gjennom"-fanen. Selv om den ikke er perfekt, kan den fungere som et utgangspunkt for oversettelsen av malen. For høyere nøyaktighet bør du vurdere profesjonell oversettelsesprogramvare eller -tjenester, spesielt for språk med komplekse skriftsystemer som urdu.
• Korrektur og formatering: Når du har begge språkversjonene klare, korrekturles dokumentet nøye og foreta nødvendige formateringsjusteringer for å sikre et profesjonelt utseende. Vær spesielt oppmerksom på riktig layout for språk som skrives fra høyre til venstre, som for eksempel urdu.

Optimalisering med tillegg

Selv om den manuelle metoden fungerer, kan Word-tillegg som "Make It Bilingual!" forenkle prosessen med å lage tospråklige maler betydelig. De viktigste funksjonene inkluderer:

• Ett-klikk-oversettelse: Oversett hele dokumentet automatisk til målspråket med ett enkelt klikk – også for språk med ulike skriftsystemer som urdu.
• Synkronisert redigering: Endringer i ett språk oppdateres umiddelbart i det andre, slik at begge versjoner forblir synkronisert.
• Tilpassbare maler: Start med forhåndsdefinerte maler for vanlige juridiske avtaler og tilpass dem etter dine behov.

Ved å bruke de innebygde verktøyene i Word og utvide funksjonaliteten med spesialutviklede tillegg, kan jurister og multinasjonale selskaper enkelt lage tospråklige kontraktsmaler. Enten du jobber med engelsk-spansk, engelsk-fransk, engelsk-tysk, engelsk-indonesisk, engelsk-urdu eller en annen språkkombinasjon, vil disse teknikkene og verktøyene hjelpe deg med å opprette tospråklige avtaler på en effektiv, nøyaktig og lovmessig korrekt måte. Ta i bruk tospråklige maler og løft kontraktsarbeidet ditt til et nytt nivå!