Het opstellen van contracten in meerdere talen kan voor juristen en bedrijven die grensoverschrijdend opereren een tijdrovend en foutgevoelig proces zijn. Met de juiste tools en technieken is het maken van tweetalige contractsjablonen rechtstreeks in Microsoft Word echter efficiënter dan ooit. In deze handleiding leert u hoe u de functies van Word en gespecialiseerde add-ins kunt gebruiken om het opstellen van juridische documenten in twee talen te optimaliseren, voor gangbare taalparen zoals Engels-Spaans, Engels-Frans, Engels-Duits, Engels-Indonesisch en Engels-Urdu.

Waarom tweetalige contractsjablonen gebruiken?

Voordat we ingaan op het "hoe", bekijken we eerst het "waarom". Tweetalige contractsjablonen bieden verschillende belangrijke voordelen:

• Duidelijkheid voor alle partijen: Door de voorwaarden in beide talen naast elkaar weer te geven, kunnen alle ondertekenaars de overeenkomst in hun voorkeurs­taal controleren, wat misverstanden vermindert.
• Wettelijke naleving: In veel landen is het wettelijk verplicht om contracten in de nationale taal aan te bieden. Tweetalige sjablonen zorgen vanaf het begin voor naleving.
• Efficiëntie: Met een herbruikbaar sjabloon kunt u met slechts een paar klikken nieuwe tweetalige contracten opstellen, waardoor u uren handmatig vertaal- en opmaakwerk bespaart.

Een tweetalig sjabloon maken in Word

Laten we nu de handmatige stappen doornemen om een tweetalig contractsjabloon in Word te maken (spoiler: tips voor automatisering volgen):

• Parallelle kolommen instellen: Verdeel eerst uw document in twee kolommen, één voor elke taal. Ga naar het tabblad "Indeling", klik op "Kolommen" en kies "Twee". Voeg zoveel rijen toe als u alinea’s in uw tekst heeft. Zo ontstaat er een duidelijke visuele scheiding tussen de talen.
• Voorwaardelijke tekstvelden toevoegen: Gebruik voor variabele informatie (zoals namen, datums of bedragen) het tabblad "Ontwikkelaars" in Word om tekstvelden in te voegen. Zo kunt u alle instanties in één keer bijwerken wanneer u een nieuw contract op basis van het sjabloon genereert.
• Gebruik maken van vertaalhulpmiddelen: Word biedt onder het tabblad "Controleren" een ingebouwde vertaalfunctie. Hoewel deze niet perfect is, kan het een goed startpunt zijn voor het vertalen van uw sjabloon. Voor betere nauwkeurigheid kunt u overwegen om professionele vertaalsoftware of -diensten te gebruiken, vooral voor talen met complexe schriftsoorten zoals Urdu.
• Proeflezen en opmaken: Zodra u beide taalversies heeft, lees het document zorgvuldig na en breng de nodige opmaakaanpassingen aan om een professionele uitstraling te garanderen. Let vooral op bij schriftsoorten die van rechts naar links worden geschreven, zoals Urdu, op een correcte lay-out.

Optimalisatie met add-ins

Hoewel de handmatige methode werkt, kunnen Word-add-ins zoals "Make It Bilingual!" het opstellen van tweetalige sjablonen aanzienlijk vereenvoudigen. Belangrijke functies zijn onder andere:

• Vertaling met één klik: Vertaal uw volledige document automatisch naar de doeltaal met slechts één klik, ook bij talen met andere schriftsoorten zoals Urdu.
• Gesynchroniseerd bewerken: Wijzigingen in de ene taal worden direct doorgevoerd in de andere taal, zodat beide versies synchroon blijven.
• Aanpasbare sjablonen: Begin met vooraf gedefinieerde sjablonen voor veelvoorkomende juridische overeenkomsten en pas deze aan uw behoeften aan.

Door gebruik te maken van de ingebouwde Word-tools en deze uit te breiden met speciaal ontwikkelde add-ins, kunnen juristen en multinationale bedrijven moeiteloos tweetalige contractsjablonen maken. Of u nu werkt met Engels-Spaans, Engels-Frans, Engels-Duits, Engels-Indonesisch, Engels-Urdu of een ander taalpaar, deze technieken en tools helpen u om tweetalige overeenkomsten efficiënt, nauwkeurig en volledig in overeenstemming met lokale vereisten op te stellen. Maak gebruik van tweetalige sjablonen en til uw contractworkflow naar een hoger niveau!