Penyediaan kontrak dalam pelbagai bahasa boleh menjadi proses yang memakan masa dan terdedah kepada kesilapan bagi peguam dan syarikat yang beroperasi merentasi sempadan bahasa. Namun, dengan alat dan teknik yang betul, penciptaan templat kontrak dwibahasa terus dalam Microsoft Word kini lebih cekap berbanding sebelum ini. Dalam panduan ini, anda akan belajar cara memanfaatkan ciri-ciri Word dan pemalam khusus untuk mengoptimumkan penyediaan perjanjian undang-undang dalam dua bahasa bagi pasangan bahasa lazim seperti Inggeris–Sepanyol, Inggeris–Perancis, Inggeris–Jerman, Inggeris–Indonesia dan Inggeris–Urdu.

Mengapa menggunakan templat kontrak dwibahasa?

Sebelum kita bincangkan "bagaimana", mari kita fahami dahulu "mengapa". Templat kontrak dwibahasa menawarkan beberapa kelebihan penting:

• Kejelasan untuk semua pihak: Dengan memaparkan syarat dalam kedua-dua bahasa secara selari, semua penandatangan boleh menyemak perjanjian dalam bahasa pilihan mereka, sekali gus mengurangkan risiko salah faham.
• Pematuhan undang-undang: Di banyak negara, undang-undang mewajibkan kontrak disediakan dalam bahasa kebangsaan. Templat dwibahasa memastikan pematuhan dari awal lagi.
• Kecekapan: Dengan templat boleh guna semula, anda boleh menjana kontrak dwibahasa baharu hanya dengan beberapa klik, menjimatkan masa berjam-jam kerja terjemahan dan pemformatan manual.

Cara membuat templat dwibahasa dalam Word

Sekarang, mari kita lihat langkah-langkah manual untuk mencipta templat kontrak dwibahasa dalam Word (petunjuk: kami akan kongsi tip automasi selepas ini):

• Menyediakan lajur selari: Mula-mula, bahagikan dokumen anda kepada dua lajur, satu untuk setiap bahasa. Pergi ke tab "Layout", klik "Columns" dan pilih "Two". Tambahkan sebanyak mana baris yang diperlukan mengikut perenggan dalam teks anda. Ini memberikan pemisahan visual yang jelas antara bahasa.
• Menambah medan teks bersyarat: Untuk maklumat berubah (seperti nama, tarikh atau jumlah), gunakan tab "Developer" dalam Word untuk memasukkan medan teks. Ini membolehkan anda mengemas kini semua contoh serentak apabila menjana kontrak baharu daripada templat.
• Menggunakan alat terjemahan: Word menyediakan penterjemah terbina di bawah tab "Review". Walaupun tidak sempurna, ia boleh dijadikan titik permulaan untuk menterjemah templat anda. Untuk ketepatan yang lebih tinggi, pertimbangkan perisian atau perkhidmatan terjemahan profesional, terutamanya bagi bahasa dengan skrip kompleks seperti Urdu.
• Semakan dan pemformatan: Setelah kedua-dua versi bahasa tersedia, semak dokumen dengan teliti dan lakukan penyesuaian pemformatan yang diperlukan untuk memastikan penampilan yang profesional. Beri perhatian khusus kepada susun atur bagi skrip kanan-ke-kiri seperti Urdu.

Pengoptimuman melalui pemalam

Walaupun kaedah manual berfungsi, pemalam Word seperti "Make It Bilingual!" boleh memudahkan proses penciptaan templat dwibahasa dengan ketara. Antara ciri utama termasuk:

• Terjemahan satu klik: Terjemah keseluruhan dokumen anda secara automatik ke dalam bahasa sasaran hanya dengan satu klik, termasuk untuk bahasa dengan skrip berbeza seperti Urdu.
• Penyuntingan segerak: Sebarang perubahan dalam satu bahasa akan dikemas kini secara automatik dalam bahasa satu lagi, memastikan kedua-dua versi sentiasa selari.
• Templat boleh suai: Mulakan dengan templat pratakrif untuk perjanjian undang-undang biasa dan sesuaikan mengikut keperluan anda.

Dengan memanfaatkan alat terbina Word dan menambah fungsinya melalui pemalam khusus, peguam dan syarikat multinasional boleh mencipta templat kontrak dwibahasa dengan mudah. Sama ada anda bekerja dengan pasangan bahasa Inggeris–Sepanyol, Inggeris–Perancis, Inggeris–Jerman, Inggeris–Indonesia, Inggeris–Urdu atau mana-mana kombinasi lain, teknik dan alat ini akan membantu anda menghasilkan perjanjian dwibahasa yang cekap, tepat dan mematuhi keperluan tempatan sepenuhnya. Gunakan templat dwibahasa dan tingkatkan aliran kerja kontrak anda ke tahap yang lebih tinggi!