La redazione di contratti in più lingue può essere un processo lungo e soggetto a errori per giuristi e aziende che operano oltre i confini linguistici. Tuttavia, grazie agli strumenti e alle tecniche giuste, creare modelli di contratto bilingue direttamente in Microsoft Word è oggi più efficiente che mai. In questa guida scoprirai come sfruttare le funzionalità di Word e componenti aggiuntivi specializzati per ottimizzare la redazione di accordi legali in due lingue nei principali abbinamenti linguistici come inglese-spagnolo, inglese-francese, inglese-tedesco, inglese-indonesiano e inglese-urdu.

Perché utilizzare modelli di contratto bilingue?

Prima di approfondire il “come”, soffermiamoci sul “perché”. I modelli di contratto bilingue offrono diversi vantaggi importanti:

• Chiarezza per tutte le parti: Presentando le condizioni in entrambe le lingue in parallelo, tutti i firmatari possono esaminare l’accordo nella lingua preferita, riducendo i malintesi.
• Conformità legale: In molti paesi è obbligatorio fornire i contratti nella lingua ufficiale. I modelli bilingue garantiscono la conformità fin dall’inizio.
• Efficienza: Con un modello riutilizzabile è possibile creare nuovi contratti bilingue con pochi clic, risparmiando ore di traduzione e formattazione manuale.

Creare un modello bilingue in Word

Vediamo ora i passaggi manuali per creare un modello di contratto bilingue in Word (spoiler: seguiranno suggerimenti per l’automazione):

• Impostare colonne parallele: Per prima cosa dividi il documento in due colonne, una per ciascuna lingua. Vai alla scheda "Layout", clicca su "Colonne" e seleziona "Due". Aggiungi tante righe quanti sono i paragrafi del testo. In questo modo si ottiene una chiara separazione visiva tra le lingue.
• Aggiungere campi di testo condizionali: Per le informazioni variabili (come nomi, date o importi), utilizza la scheda "Sviluppo" di Word per inserire campi di testo. Questo ti permette di aggiornare tutte le occorrenze contemporaneamente quando generi un nuovo contratto dal modello.
• Utilizzare strumenti di traduzione: Word offre un traduttore integrato nella scheda "Revisione". Anche se non è perfetto, può essere un buon punto di partenza per tradurre il modello. Per una maggiore precisione, considera l’uso di software o servizi di traduzione professionali, soprattutto per lingue con scritture complesse come l’urdu.
• Revisione e formattazione: Una volta ottenute entrambe le versioni linguistiche, rileggi attentamente il documento e apporta tutte le modifiche necessarie al layout per garantire un aspetto professionale. Presta particolare attenzione ai layout per lingue scritte da destra a sinistra, come l’urdu.

Ottimizzazione tramite componenti aggiuntivi

Anche se il metodo manuale è valido, componenti aggiuntivi per Word come "Make It Bilingual!" possono semplificare notevolmente il processo di creazione dei modelli bilingue. Le funzionalità principali includono:

• Traduzione con un clic: Traduci automaticamente l’intero documento nella lingua di destinazione con un solo clic, anche per lingue con alfabeti diversi come l’urdu.
• Modifica sincronizzata: Le modifiche apportate in una lingua si riflettono immediatamente nell’altra, mantenendo entrambe le versioni allineate.
• Modelli personalizzabili: Parti da modelli predefiniti per accordi legali comuni e personalizzali in base alle tue esigenze.

Sfruttando gli strumenti integrati di Word e ampliandone le funzionalità con componenti aggiuntivi sviluppati ad hoc, giuristi e aziende multinazionali possono creare facilmente modelli di contratto bilingue. Che tu lavori con inglese-spagnolo, inglese-francese, inglese-tedesco, inglese-indonesiano, inglese-urdu o altri abbinamenti linguistici, queste tecniche e strumenti ti aiuteranno a redigere contratti bilingue in modo efficiente, accurato e conforme alle normative locali. Sfrutta i modelli bilingue e porta il tuo flusso di lavoro contrattuale a un livello superiore!