Vytváření smluv ve více jazycích může být pro právníky a firmy působící napříč jazykovými hranicemi časově náročný a náchylný k chybám. S využitím správných nástrojů a technik je však tvorba dvoujazyčných smluvních šablon přímo v Microsoft Word efektivnější než kdy dříve. V tomto průvodci se dozvíte, jak využít funkce Wordu a specializované doplňky k optimalizaci tvorby právních dokumentů ve dvou jazycích pro běžné jazykové kombinace, jako je angličtina-španělština, angličtina-francouzština, angličtina-němčina, angličtina-indonéština a angličtina-urdština.

Proč používat dvoujazyčné smluvní šablony?

Než se pustíme do „jak“, pojďme se nejprve podívat na „proč“. Dvoujazyčné smluvní šablony přinášejí několik klíčových výhod:

• Srozumitelnost pro všechny strany: Díky paralelnímu zobrazení podmínek ve dvou jazycích si mohou všichni signatáři přečíst smlouvu ve svém preferovaném jazyce, což snižuje riziko nedorozumění.
• Dodržování zákonných požadavků: V mnoha zemích je zákonem vyžadováno, aby smlouvy byly k dispozici v národním jazyce. Dvoujazyčné šablony zajišťují soulad s předpisy od samého začátku.
• Efektivita: Díky znovupoužitelným šablonám můžete vytvářet nové dvoujazyčné smlouvy několika kliknutími a ušetřit tak hodiny ručního překladu a formátování.

Vytvoření dvoujazyčné šablony ve Wordu

Nyní se podívejme na ruční kroky potřebné k vytvoření dvoujazyčné smluvní šablony ve Wordu (malý spoiler: tipy na automatizaci následují):

• Nastavení paralelních sloupců: Nejprve rozdělte dokument do dvou sloupců – pro každý jazyk jeden. Přejděte na kartu „Rozložení stránky“, klikněte na „Sloupce“ a vyberte „Dva“. Přidejte tolik řádků, kolik máte odstavců. Tím vytvoříte jasné vizuální oddělení mezi jazyky.
• Přidání podmíněných textových polí: Pro proměnné informace (např. jména, data nebo částky) použijte kartu „Vývojář“ ve Wordu k vložení textových polí. Díky tomu můžete při vytváření nové smlouvy ze šablony aktualizovat všechny výskyty najednou.
• Využití překladových nástrojů: Word nabízí integrovaný překladač na kartě „Revize“. I když není dokonalý, může posloužit jako výchozí bod pro překlad vaší šablony. Pro vyšší přesnost zvažte použití profesionálního překladového softwaru nebo služeb, zejména u jazyků s komplexním písmem, jako je urdština.
• Korektura a formátování: Jakmile máte obě jazykové verze, pečlivě dokument zkontrolujte a upravte formátování tak, aby výsledný dokument působil profesionálně. Zvláštní pozornost věnujte jazykům psaným zprava doleva, jako je urdština, kde je správné rozvržení klíčové.

Optimalizace pomocí doplňků

I když ruční metoda funguje, doplňky pro Word jako „Make It Bilingual!“ mohou proces tvorby dvoujazyčných šablon výrazně zjednodušit. Mezi hlavní funkce patří:

• Překlad jedním kliknutím: Přeložte celý dokument do cílového jazyka jedním kliknutím – i u jazyků s odlišným písmem, jako je urdština.
• Synchronizovaná editace: Změny v jednom jazyce se automaticky projeví i ve druhém, takže obě verze zůstávají synchronizované.
• Přizpůsobitelné šablony: Začněte s předdefinovanými šablonami pro běžné právní dokumenty a upravte je podle svých potřeb.

Díky využití vestavěných nástrojů Wordu a rozšíření jejich funkcí pomocí specializovaných doplňků mohou právníci i nadnárodní společnosti snadno vytvářet dvoujazyčné smluvní šablony. Ať už pracujete s angličtinou a španělštinou, francouzštinou, němčinou, indonéštinou, urdštinou nebo jinou jazykovou kombinací, tyto techniky a nástroje vám pomohou vytvářet dvoujazyčné smlouvy efektivně, přesně a v souladu s místními požadavky. Využijte dvoujazyčné šablony a posuňte svůj smluvní proces na vyšší úroveň!